+7 (499) 653-60-72 Доб. 417Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 929Санкт-Петербург и область

Архивирование документов в организации

Архивирование документов Архивирование документов Архивирование документов сводится для любого юридического лица к выполнению основных задач, стоящих перед любым архивом. Так же не стоит забывать, что данная процедура требует многих знаний, усилий и времени. Более подробно рассмотрим в данной статье. Задачи архивирования документов Обеспечение сохранности и режима хранения документов. Комплектование архива документами. Создание научно-справочного и учетного аппарата к документам архива.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Архивирование документов

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Москва, ул. Прянишникова, д. Он заключается в правильном хранении документов, которые должным образом систематизированы, описаны и учтены. Для этого необходимо регулярно проводить архивирование документов и списание документов с истекшими сроками хранения. В свою очередь порядок архивации документов подразумевает: Архивацию документации для долговременного хранения.

Эта категория включает в себя документы по личному составу и заработной плате работников, годовые бухгалтерские балансы, штатные расписания и др. Архивацию документации для временного хранения. Эта категория бумаг хранится в среднем 5 лет. Отбор и списание документации, не подлежащей хранению. Такие бумаги уничтожаются.

Сам процесс проведения оценки документации для архивации сложен, требует предельной ответственности и профильной подготовки. Для того чтобы разделить документы по срокам хранения и видам, необходимо тщательно изучить Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, желательно так же составить номенклатуру дел организации.

Если конкретизировать порядок архивации документов, то стоит выделить такие этапы: экспертиза ценности документов; архивация документов долговременного и постоянного сроков хранения; составление описей на документы; составление актов о выделении документов к уничтожению физическое уничтожение документов; Хранение документации долговременного и постоянного сроков подразумевает обязательный архивный переплет, чтобы избежать извлечения, утери бумаг, и систематизированное размещение на стеллажах.

Так же необходимо обеспечить полную безопасность архивному помещению, в котором хранится документация. Сегодня все чаще прибегают к услугам профильных компаний для архивации документаций. Это обеспечивает ряд преимуществ. Например, экономию средств на аренду помещения, обеспечение охраны, так же стоит отметить, что компаниями, возлагающими на себя архивацию, обеспечиваются должные условия хранения бумаг, постоянный контроль за их сохранностью. Список статей.

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий: учредительные документы — являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики; распорядительные документы — носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства; документы по личному составу — затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем; бухгалтерская отчетность — включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг; специализированная документация — внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений. В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы: документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе. Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.

Архивирование документов постоянного срока хранения Архивирование документов постоянного срока хранения Обеспечение полной сохранности бумаг, безопасность их содержания и удобство доступа — одна из основных задач каждой серьезной организации. Компания ОРБ предлагает услуги по организации и хранению архива документов, благодаря чему вы без лишних хлопот и временных затрат сможете навести порядок в бумагах предприятия. Задача архивации — это помощь как руководителям, так и персоналу, ответственному за архивные работы. Этапы архивирования документов На сегодняшний день выполняется архивирование документов следующих типов: бумаг временного хранения с неистекшим сроком давности, дел по личному составу и документации, предназначенной для постоянного хранения.

Порядок архивации документов

Нужно ли привлекать специалистов со стороны Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации. Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года — еще больше, до 75 лет. Минкультом РФ пр. Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Особенности архивирования документов в организации

Информация может иметь ценность даже после того, как она утратила прямую актуальность. Некоторые сведения о событии важны даже тогда, когда само событие давно прошло. Для сохранения и обеспечения доступа к такой информации, вроде бы уже не актуальной, но представляющей некоторую ценность, на предприятиях и государственных учреждениях вводят особый отдел — архив, который и занимается хранением рабочей документации организации. Документы перед сдачей в архив Во-первых, в архив сдаются такие документы, работа с которыми уже закончилась, либо документы, которые утратили актуальность в связи с окончанием срока действия. Отделы и подразделения компаний сами подготавливают документацию к сдаче в архив, составляют необходимые перечни и справки, о которых мы поговорим ниже, и сдают работникам архива уже готовые папки — дела, которые сотрудники архива, в свою очередь, размещают в хранилище в порядке, предусмотренном для архивирования документов. В бухгалтерии, например, скопилось изрядное количество бумаг, которые подлежат архивированию документов. Сотрудники подразделения проверяют такую документацию, удостоверяют факт того, что по каждому конкретному документу работа закончена и собирают однотипные документы в специальные папки, так называемые архивные дела.

Архив есть, но пока имеет форму рассеянного по шкафам и кабинетам склада макулатуры с полным отсутствием какого-либо единого порядка и системы.

Заключение Порядок архивации документов Каждая компания пользуется собственными уникальными правилами архивирования документации. Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия. Конкретная политика документооборота и порядок архивирования закрепляются во внутренней локальной документации фирмы. Какие документы отправляются в архив Во время функционирования любой компании возникает множество документов, которые обязательно хранятся в архиве определенное количество времени. Период хранения может варьироваться от 1 года до 75 лет. Обязательному архивированию подлежат следующие документы: учредительная документация, на основании которой функционирует предприятие, а также она определяет юридические параметры фирмы; распорядительные бумаги, составляющиеся руководством; документы, относящиеся к личным делам работников компании, причем они хранятся не меньше 75 лет; бухгалтерская отчетность, в которую включаются разные отчеты, декларации, первичная документация и иные аналогичные бумаги; специализированная документация, представленная локальными внутренними актами. Как подготовить и сдать документы в архив? Смотрите видео: Если заканчивается процедура делопроизводства в отношении определенных бумаг, то они отправляются в архив. Как подготовить бумаги Перед передачей документации на длительное хранение, необходимо грамотно ее подготовить. Для этого все бумаги группируются по разным критериям, после чего распределяются между множеством тематических папок.

Порядок архивирования документов в организации

Москва, ул. Прянишникова, д. Он заключается в правильном хранении документов, которые должным образом систематизированы, описаны и учтены. Для этого необходимо регулярно проводить архивирование документов и списание документов с истекшими сроками хранения.

.

.

Правовые особенности архивирования документов, бланки и образцы архив, который и занимается хранением рабочей документации организации.

Понятие и цель архивирования документов организации

.

Архивирование документов постоянного срока хранения

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2019 bestcube.ru